Gambar tema oleh Storman. Diberdayakan oleh Blogger.

Selasa, 13 Agustus 2019

Apa Itu SOP dan Langkah Dasar Membuat SOP yang Kuat

- Tidak ada komentar

Standart oparting procedure (SOP) adalah petunjuk atau pedoman yang berisi urutan langkah-langkah tata cara pelakasanaan pekerjaan. Sehingga, memahami tentang apa itu sop adalah langkah tepat. SOP berisi tentang dimana pekerjaan dilakukan, bagaimana cara melakukannya hingga siapa yang mampu mengerjakannya. 

Proses pengembangan SOP adalah cara yang bagus untuk para manajer dan tim mereka untuk berkolaborasi dalam mendokumentasikan proses kerja untuk mencapai keuntungan semua orang. Mengembangkan dan mengikuti kerangka kerja untuk pengembangan SOP menciptakan rasa kerja tim yang positif dan akan mengarah pada peningkatan efisiensi tenaga kerja Anda. Setelah paham tentang apa itu SOP, selanjutnya ketahui cara membuat SOP.

Inilah Cara Membuat SOP yang Kuat
Ada beberapa langkah yang harus anda kerjakan untuk membuat SOP. Berikut langkah-langkahnya :

Kembangkan daftar proses yang menurut Anda memerlukan pembuatan SOP
Cara terbaik untuk menyelesaikan tugas ini adalah meminta setiap manajer berbicara dengan tim mereka untuk membuat daftar SOP potensial. Kemudian, atur waktu untuk tim manajemen Anda untuk bertemu untuk meninjau daftar dengan mengingat bahwa tidak semua proses perlu diformalkan hanya yang memiliki persyaratan bisnis yang jelas atau kebutuhan untuk standardisasi.
Saat Anda menulis SOP, Anda akan menemukan bahwa Anda mungkin dapat menggabungkan beberapa proses sementara yang lain mungkin perlu dibagi menjadi SOP yang berbeda. Fungsi utama daftar ini adalah memberi Anda titik awal yang diperlukan. 

Rencanakan proses untuk mengembangkan dan mengelola SOP
Tentukan format untuk Standard Operating Procedure Anda. Setelah daftar siap, Anda harus mulai merencanakan proses pembuatan SOP Anda.  Ini adalah prosedur pertama yang Anda buat. Pertama, Anda harus menentukan format SOP. Formatnya adalah bagaimana Anda akan menggambarkan proses kerja Anda. Apakah Anda akan melakukan narasi langkah demi langkah atau Anda akan menggunakan diagram?
Atau apakah Anda akan menggunakan kombinasi keduanya? Setelah formatnya ditentukan, Anda dapat mulai membuat SOP Template Anda. Dalam beberapa kasus dapat bermanfaat untuk meneliti format SOP online, mengidentifikasi contoh SOP untuk bekerja dan yang bekerja untuk organisasi Anda. Saat membuat templat untuk SOP Anda, penting untuk diingat bahwa tujuan akhirnya adalah agar semua SOP Anda jelas dan mudah dipahami.

Kumpulkan informasi untuk konten SOP Anda
Sebelum Anda mulai mengumpulkan informasi, penting untuk menguraikan bagaimana Anda akan melakukan ini. Identifikasi ahli masalah yang Anda perlukan untuk mendapatkan informasi. Salah satu cara paling umum dan efektif untuk mengumpulkan informasi ini adalah menjadwalkan wawancara dengan para ahli materi pelajaran (UKM). 

Namun, sebelum Anda memulai wawancara dengan UKM, ketahui dulu apakah mereka sudah memiliki dokumentasi tentang suatu proses kerja. Periksa dokumentasi yang mereka miliki. Seringkali departemen yang terorganisir dengan baik akan memiliki beberapa proses yang terdokumentasi. Dengan begitu, Anda bisa membuat dokumentasi SOP mereka menjadi acuan untuk membuat SOP untuk perusahaan Anda. 

Tulis, tinjau dan terbitkan SOP Anda
Mulailah MENULIS draf pertama SOP. Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah dalam proses pembuatan SOP dan telah mengembangkan Template SOP. Berarti Anda siap untuk benar-benar menulis SOP. Menambahkan semua informasi ke dalam template selama dan setelah pertemuan dengan UKM. Dengan melakukan ini, Anda akan dengan cepat melihat celah dalam informasi dan dapat menindaklanjuti dengan UKM sesegera mungkin. 

Setelah draft SOP selesai dan Anda dan orang yang diwawancara merasa nyaman bahwa prosedurnya lengkap dan menyeluruh, saatnya SOP ditinjau. Tinjau SOP yang disusun untuk kelengkapan dan akurasi. Proses peninjauan dapat menjadi rumit jika banyak orang diminta untuk meninjau dan menyetujui standar operasi prosedur sebelum diterbitkan. Jika memungkinkan, coba dan kembangkan proses peninjauan yang dapat dikelola dan dicapai untuk memfasilitasi penyelesaian fase ini. 

Mempertahankan SOP Anda dari waktu ke waktu
Sekarang setelah Anda menulis SOP Anda dan menerbitkannya di perusahaan, sekarang saatnya untuk membuat beberapa aturan secara berkala meninjau SOP untuk relevansi dan keakuratan seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Cara terbaik untuk memastikan bahwa proses ini terstandarisasi dan diselesaikan dengan benar adalah mendokumentasikannya.  Lalu, selalu  perbarui SOP Anda.
Nah, itulah ulasan tentang apa itu sop dan langkah-langkah membuatnya.